Счетоводните документи съдържат счетоводна информация на хартиен носител или в технически вариант. Те включват:
- първични и вторични документи
- счетоводни регистри – те служат за съхраняване на обработената счетоводна информация
- фотокопирани или получени по телефакс носители на информация
Доказателствена сила на счетоводните документи
Съгласно членове 8, 9 и 10 от Закона за счетоводството, счетоводните документи имат силата на доказателства. Верността на съдържаните в тях данни се гарантира от подписите и печатите на изготвилите ги специалисти. Ако документите са преписи, те също трябва да имат подпис и печат от издателя им, или да са заверени нотариално.
Какво представляват първичните и вторичните счетоводни документи
При първичните документи информацията, включена в тях, се отнася за стопански операции, които са регистрирани за първи път. Те включват:
- фактури
- дебитни известия
- кредитни известия
- митнически известия
- отчети за продажби и покупки
- касови бележки
- разписки за получени суми
- авансови отчети
Първичните документи съдържат минимум следните задължителни данни:
- наименование на документа
- номер, който е изписан само с арабски цифри
- дата на издаване на документа
- предмет на стопанската операция
- стойност на стопанската операция
- данни за съставителя – име, фамилия
- подпис на съставителя
При вторичните документи, информацията, получена от първичните документи, е преобразувана – чрез диференциране или обобщаване. Те включват:
- приходни и разходни касови ордери;
- заповеди за командировки;
- пътни листове и други.
Колко дълго трябва да се съхраняват счетоводните документи
Счетоводните документи имат срок на съхранение. След изтичането на този срок те трябва да се унищожат. Изключение правят само някои документи, за които важи изискването да бъдат предадени в Държавния архив.
Не се допуска правенето на поправки или добавянето на информация в първичните счетоводни документи. Ако даден счетоводен документ е сгрешен, той трябва да се унищожи по съответния ред – според даден нормативен акт или по реда, който се спазва от фирмата, издала документа. След това трябва да се състави нов.
Срокове на съхранение на различните счетоводни документи
Най-дълго се съхраняват ведомостите за заплати – 50 години. Срокът, за който трябва да съхранявате финансовите отчети, е 10 години. За останалите документи срокът, за който трябва да се съхраняват, е 3 години.
Унищожаване на хартиени документи след прехвърлянето на информацията от тях на технически носител
След като прехвърлите информация от хартиен на технически носител, хартиеният носител може да се унищожи, тъй като документът може да се възпроизвежда надеждно от техническия носител.
